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Writing: formal and informal letters and emails – GCSE French

Foundation and Higher · Grade 5

Choose tu or vous, open and close a letter or email correctly, and write formal requests, applications and complaints and informal messages to friends.

Objectives

Explained

Two registers

Register is the level of formality. In an informal message to a friend, use «tu», relaxed vocabulary and warm greetings. In a formal letter or email to a stranger, a company, a hotel, a teacher or an employer, use «vous», polite vocabulary and set phrases. The task tells you which to use. Read it carefully, because mixing registers loses marks.

Informal tasks include messages to a pen friend, emails about holidays, and replies to invitations. Formal tasks include a letter to a hotel to book a room, a letter of complaint, an application for a part-time job, or an email to a school in France. Tap the words to hear them.

Informal messages

Start with «Salut Léa,» or «Cher Paul,» (to a boy) or «Chère Léa,» (to a girl). Thank them: «Merci pour ton message». Use «tu» and «ton / ta / tes». Give news with natural phrases: «Je suis content de te dire que…», Use «on» for we: «On est allés à la plage». Use friendly words: «super», «génial», «sympa», «marrant».

Close with «À bientôt», «À plus tard», «Écris-moi vite», «Je t'embrasse» (to family and close friends), «Amitiés» or «Bises». Include a question to keep the conversation going: «Et toi, qu'est-ce que tu as fait ?» Informal does not mean careless: keep verbs, agreement and spelling accurate and cover every point.

Check

Which opening is right for an email to your French friend Marie?

  1. Chère Marie,
  2. Madame,
  3. Monsieur, Madame,
Show answer

Chère Marie, Chère plus a first name is the standard informal opening.

Formal letters and emails

Open with «Madame, Monsieur,» (when you do not know the name) or «Madame» / «Monsieur» plus the name. State why you are writing: «Je vous écris pour vous demander…», «Je vous contacte au sujet de…», «Je souhaiterais réserver une chambre». Use «vous» and «votre / vos». Use polite structures: «Pourriez-vous…», «Auriez-vous…», «Je vous serais reconnaissant(e) de…».

Close with «Je vous remercie d'avance pour votre aide» and «Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées» (or «Cordialement» in an email). Do not use «salut», «ça va», «super» or contractions like «j'ai pas». Keep a polite tone even in a complaint: «Je regrette de vous informer que…», «Je voudrais que vous me remboursiez».

Requests, applications and complaints

A request: say what you want and give details: «Je voudrais savoir si vous avez une chambre libre du dix au quinze juillet.» «Pourriez-vous m'envoyer vos tarifs ?» An application: say the job, your qualities and your experience: «Je suis travailleur et sérieux. J'ai déjà travaillé dans un magasin. Je parle anglais et un peu français.» Mention when you are available: «Je suis disponible le samedi».

A complaint: say what happened, what was wrong and what you want: «J'ai passé une nuit dans votre hôtel le douze août. La chambre était sale et il n'y avait pas d'eau chaude. Je voudrais que vous me remboursiez la moitié du prix.» Use the perfect for what happened, the imperfect for how things were, and the conditional for requests. Stay polite and factual.

Check

Which sentence is suitable for a formal letter?

  1. Je souhaiterais réserver une chambre pour deux nuits.
  2. Je veux une chambre.
  3. Salut, t'as une chambre ?
Show answer

Je souhaiterais réserver une chambre pour deux nuits. It uses the polite conditional of souhaiter and a clear request.

Language that earns marks in both registers

Whatever the register, use the three time frames, opinions with reasons, a variety of connectives and some complex structures. In informal writing: «Quand j'étais petit, j'allais souvent à la plage, mais cet été, je voudrais essayer la montagne.» In formal writing: «Bien que le tarif soit élevé, je souhaiterais réserver, à condition que le petit-déjeuner soit compris.»

The formal register allows structures such as the conditional («je souhaiterais»), the subjunctive («je voudrais que vous m'envoyiez»), the passive («la chambre n'a pas été nettoyée») and polite adverbs («malheureusement», «cependant»). The informal register allows «on», «ça», short sentences and exclamations. Both need accurate verbs and spelling. Do not forget accents and capital letters at the start of sentences.

Planning and structure

Plan the text in paragraphs. Informal: greeting and thanks; news (past); present situation or opinion; plans (future); question and closing. Formal: opening; reason for writing; details or background (past or present); request or complaint (conditional); polite closing. Address every bullet point and number them in your plan.

Word counts differ by question (for example 40 to 50 words formal, 80 to 90 words informal, 130 to 150 words extended). Match your plan to the length. In a short formal text, spend one sentence on each point. In a longer informal text, add feelings, reasons and an anecdote. Keep going until each point has detail.

Check

Which sentence is in the wrong register for a letter to a hotel manager?

  1. Salut, t'as une chambre libre ?
  2. Auriez-vous une chambre libre ?
  3. Je souhaiterais une chambre.
Show answer

Salut, t'as une chambre libre ? Salut and t'as are informal and use tu forms.

Two model texts

Informal (about 60 words): «Salut Marie, merci pour ton message. Le mois dernier, je suis allé à Londres avec ma famille et c'était génial. Il faisait beau et nous avons visité plusieurs musées. Ce que j'ai le plus aimé, c'est la cuisine indienne. L'année prochaine, je voudrais aller en France pour te voir. Et toi, qu'est-ce que tu fais pendant les vacances ? Écris-moi vite. Amitiés, Tom.»

Formal (about 60 words): «Madame, Monsieur, je vous écris pour vous demander des renseignements sur votre hôtel. Je souhaiterais réserver une chambre double pour deux nuits, du douze au quatorze août. Pourriez-vous me dire si le petit-déjeuner est compris et si vous avez un parking ? Je vous remercie d'avance pour votre réponse. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. Tom Smith.»

Exam tips: register

First, underline the register clue in the task: «un(e) ami(e)» means tu, «un hôtel», «une entreprise» or «le directeur» means vous. Second, use the correct opening and closing. Third, keep the same register throughout: do not slip from «vous» to «tu». Fourth, include a polite question in the formal text and a friendly question in the informal text.

In the formal register, avoid abbreviations and slang. In the informal register, avoid being too stiff. Check the agreement of «cher / chère» with the person. Practise by writing both versions of the same message and comparing. Learn the closing phrases by heart so that you write them accurately without thinking.

Check

You are writing to the manager of a campsite. Which pronoun do you use?

  1. vous
  2. tu
  3. on
Show answer

vous A stranger and a professional contact need vous.

Key points

Worked examples

Example 1

Write an opening and a closing for an email to a friend called Paul.

  1. Opening: Cher Paul,
  2. Closing: À bientôt,
  3. Add your name.

Answer: Cher Paul, ... À bientôt, Tom.

Common slips
  • Slip: Monsieur Paul Use cher plus the first name.
  • Slip: Veuillez agréer That closing is formal.
  • Slip: sans signature Sign off with your name.

Example 2

Write two formal sentences to book a room: one stating why you write and one request.

  1. Why: Je vous écris pour réserver une chambre.
  2. Request: Pourriez-vous me dire si le petit-déjeuner est compris ?
  3. Check the register.

Answer: Je vous écris pour réserver une chambre. Pourriez-vous me dire si le petit-déjeuner est compris ?

Common slips
  • Slip: Je écris Je vous écris.
  • Slip: peux-tu me dire Use vous and the conditional.
  • Slip: tu Do not use tu.

Example 3

Write three sentences of a complaint: what happened (perfect), what it was like (imperfect), what you want (conditional).

  1. Perfect: J'ai passé deux nuits dans votre hôtel.
  2. Imperfect: La chambre était sale et il n'y avait pas d'eau chaude.
  3. Conditional: Je voudrais que vous me remboursiez une partie du prix.

Answer: J'ai passé deux nuits dans votre hôtel. La chambre était sale et il n'y avait pas d'eau chaude. Je voudrais que vous me remboursiez une partie du prix.

Common slips
  • Slip: je passais A finished event.
  • Slip: la chambre a été sale A description.
  • Slip: je veux que vous me remboursez Voudrais que + subjunctive.

Questions and answers

Try each one, then open the answer.

Question 1 Easy

Translate into French: Dear Paul,

Show answer

Answer: Cher Paul

  1. Cher + name.
  2. Masculine.

Question 2 Easy

Translate into French: See you soon.

Show answer

Answer: À bientôt

  1. À bientôt.
  2. Accent.

Question 3 Easy

Translate into French: Thank you for your message. (tu)

Show answer

Answer: Merci pour ton message

  1. Ton message.
  2. Merci pour.

Question 4 Easy

Translate into French: Dear Madam, Dear Sir,

Show answer

Answer: Madame, Monsieur

  1. Formal opening.
  2. Madame, Monsieur.

Question 5 Medium

Translate into French: I am writing to ask for some information. (formal)

Show answer

Answer: Je vous écris pour vous demander des renseignements

  1. Je vous écris pour.
  2. Des renseignements.

Question 6 Medium

Translate into French: Could you tell me if breakfast is included? (formal)

Show answer

Answer: Pourriez-vous me dire si le petit-déjeuner est compris

  1. Pourriez-vous.
  2. Si + present.

Question 7 Medium

Translate into French: And you, what are you doing this summer? (tu)

Show answer

Answer: Et toi, qu'est-ce que tu fais cet été

  1. Et toi.
  2. Cet été.

Question 8 Medium

Translate into French: I would like to book a double room for two nights. (formal)

Show answer

Answer: Je souhaiterais réserver une chambre double pour deux nuits

  1. Souhaiterais or voudrais.
  2. Pour deux nuits.

Question 9 Hard

Translate into French: Last weekend I went to Paris with my family and it was great; and you, what did you do? (tu)

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Answer: Le week-end dernier, je suis allé à Paris avec ma famille et c'était génial, et toi, qu'as-tu fait

  1. Perfect and imperfect.
  2. Qu'as-tu fait.

Question 10 Hard

Translate into French: Unfortunately, the room was dirty and there was no hot water, so I would like you to refund me. (formal)

Show answer

Answer: Malheureusement, la chambre était sale et il n'y avait pas d'eau chaude, donc je voudrais que vous me remboursiez

  1. Imperfect for description.
  2. Je voudrais que + subjunctive.

Question 11 Hard

Translate into French: I apply for the post of shop assistant; I am hard-working and I have already worked in a shop. (formal)

Show answer

Answer: Je pose ma candidature au poste de vendeur; je suis travailleur et j'ai déjà travaillé dans un magasin

  1. Poser sa candidature.
  2. Déjà before the participle.

Question 12 Hard

What does "Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées" mean?

Show answer

Answer: Yours faithfully

  1. A formal closing.
  2. Equivalent to yours faithfully.

Exam-style questions

Longer tasks with the marking points. These are Yumio practice questions.

Exam-style question 15 marks

Write about 40 words in French to a hotel (formal). Say you would like to book a room, give the dates and ask one question. [5 marks]

Show answer

Answer: Madame, Monsieur, je souhaiterais réserver une chambre pour deux nuits, du douze au quatorze août. Pourriez-vous me dire si le petit-déjeuner est compris ? Je vous remercie d'avance. Cordialement, Tom Smith.

  1. Vous form.
  2. Pourriez-vous.
  3. Polite closing.
  • Mark (2): Booking details with dates
  • Mark (1): A polite question in vous
  • Mark (2): Appropriate opening and closing

Exam-style question 26 marks

Write about 80 words in French to a French friend (informal). Say what you did on a recent trip, what it was like, what you think of France and invite your friend to visit. [6 marks]

Show answer

Answer: Salut Marie, merci pour ton message. Le mois dernier, je suis allé à Londres avec ma famille et c'était génial. Il faisait beau et nous avons visité plusieurs musées. Ce que j'aime le plus en France, c'est la cuisine. Si tu veux, tu pourras venir chez nous cet été. Écris-moi vite. Amitiés, Tom.

  1. Tu form.
  2. Perfect and imperfect.
  3. Invitation with si.
  • Mark (2): All points covered informally
  • Mark (2): Past, present and future accurate
  • Mark (2): Informal opening, closing and a question

Common mistakes

  1. Salut, Madame

    A formal text opens with Madame, Monsieur.

  2. Tu peux m'aider, Monsieur ?

    Use vous: pourriez-vous m'aider ?

  3. Je veux une chambre

    Use the polite conditional: je voudrais / je souhaiterais.

  4. Veuillez agréer ... in an email to a friend

    Use À bientôt with a friend.

  5. Mixing tu and vous

    Keep one register throughout.

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